Quatre spécialités d’agent, une fiche de poste pour chacune
Traiter un dossier, c’est quatre métiers : recevoir et trier, lire chaque pièce, vérifier le dossier, parler à vos systèmes. Nous les confions à quatre spécialités d’agent plutôt qu’à une IA unique. Chacune a une fiche de poste écrite avec vous, et sait à qui passer la main.
Ce que le découpage en spécialités vous permet
Elles viennent du découpage, pas de la puissance d’une IA : chaque agent sait ce qu’il fait et où il s’arrête. Elles se règlent acte par acte, sans développement.
Exiger des pièces différentes selon l’acte
Chaque acte déclare les pièces qu’il attend. L’agent de dossier dit ce qui manque avant qu’on ouvre le dossier.
Contrôler une valeur contre une autre pièce
Le nom porté sur l’IBAN contre celui de la demande, l’adresse du justificatif contre celle du formulaire. L’écart est nommé, pas seulement signalé.
Régler l’automatisation champ par champ
Un seuil de confiance par champ : au-dessus, l’agent tranche seul ; en dessous, il ouvre une tâche nommée. Le curseur est entre vos mains.
Nommer qui reprend la main
Une escalade désigne une file et une équipe, pas « le métier » : chaque cas non tranché a un destinataire écrit.
Croiser avec vos systèmes, dans les deux sens
Référentiels, bases métier, API de scoring ou d’identité, et un robot là où aucune API n’existe. Chaque réponse est consignée, code de retour compris.
Réemployer une lecture sur tous les actes
Un agent de pièce est écrit une fois, puis convoqué par tous les actes qui l’exigent.
Les quatre spécialités, et le passage de main
Un flux entrant traverse quatre spécialités, dans cet ordre. Une spécialité est un métier ; un agent est celui qui l’exerce sur un périmètre donné. Chacun garantit une chose précise à qui vient après lui, le dernier à votre SI — et c’est cette garantie, non un ordonnanceur, qui tient la chaîne.
| Poste | Ce qu’il fait | Ce qu’il transmet | Ce qu’il garantit |
|---|---|---|---|
| Agent de flux | Reçoit, découpe, nomme | les pièces nommées | Rien n’avance sans avoir été nommé. |
| Agent de pièce | Lit une pièce, extrait les données | les valeurs et les doutes | Son résultat est écrit une fois, puis convoqué par tous les actes qui l’exigent. |
| Agent de dossier | Vérifie, recoupe, tranche | les décisions | Il n’improvise pas, il applique une fiche de poste écrite. |
| Agent d’intégration | Croise, appelle, injecte | le résultat, dans vos systèmes | Aucun appel vers l’extérieur ne se perd : chacun laisse son code de retour. |
| La personne responsable | Reçoit ce que l’agent de dossier n’a pas tranché. | sa propre décision | Ce que l’agent n’a pas tranché lui parvient nommément. |
Agent de flux
Reçoit, découpe, nomme
- Reçoit le courriel, le courrier numérisé ou le dépôt en ligne.
- Découpe la liasse et reconnaît chaque pièce, une par une.
- Ouvre l’affaire, ou retrouve celle qui existe déjà.
- Laisse de côté ce qu’il ne sait pas nommer, au lieu de le deviner.
Rien n’avance sans avoir été nommé.
Agent de pièce
Lit une pièce, extrait les données
- Extrait de la pièce ce que le métier a demandé, champ par champ.
- Dit ce dont il n’est pas sûr, au lieu de combler le vide.
- Situe chaque valeur sur la page et la ligne d’où elle vient.
- Écrit son résultat une fois, daté et attribué.
Son résultat est écrit une fois, puis convoqué par tous les actes qui l’exigent.
Agent de dossier
Vérifie, recoupe, tranche
- Vérifie la complétude au regard des pièces attendues.
- Recoupe les pièces entre elles et signale les écarts.
- Tranche ce qui est tranchable dans son périmètre.
- Désigne qui tranchera le reste, et à partir de quel seuil.
Il n’improvise pas, il applique une fiche de poste écrite.
Agent d’intégration
Croise, appelle, injecte
- Croise les valeurs avec vos référentiels et vos bases métier.
- Appelle vos API tierces — scoring, conformité, contrôle d’identité — et consigne leur réponse.
- Rédige la relance dans vos termes, et attend l’accord d’une personne avant d’envoyer.
- Injecte dans votre SI ou votre GED, pilote un robot là où il n’y a pas d’API, et rend son code de retour.
Aucun appel vers l’extérieur ne se perd : chacun laisse son code de retour.
La fiche de poste : cinq lignes, et elles ne peuvent pas mentir
Un agent sans fiche de poste est un automate dont on espère qu’il est bien réglé. Elle tient en cinq lignes, écrites avec vous au cadrage.
- 1
Le périmètre
Ce dont l’agent a la charge, et surtout ce dont il n’a pas la charge.
- 2
Les pièces reçues
Ce qu’il lit, d’où cela vient, et ce qu’il fait quand cela manque.
- 3
La décision produite
Ce qu’il écrit à la fin : une valeur, un constat, une demande, un refus.
- 4
Le seuil d’escalade
À partir de quand il s’arrête et passe la main plutôt que de trancher.
- 5
La personne responsable
Qui reçoit ce qu’il n’a pas tranché, nommément, et pas « le métier ».
La fiche de poste est la configuration
Il n’y a pas d’un côté un document qui décrit l’agent, de l’autre un paramétrage qui le fait tourner : c’est le même objet, et aucun chemin ne modifie l’un sans l’autre. Seule la cinquième ligne, la personne responsable, se relit sans s’exécuter.
Une note d’exploitation, elle, dérive de ce qu’elle décrit : six mois plus tard les deux ne se ressemblent plus, et personne ne s’en aperçoit avant l’audit. Ici, ce que vous lisez est ce qui s’exécute.
Comment un agent est évalué
Un agent n’est pas jugé sur une moyenne globale, où le champ qui dérape disparaît dans les autres. Chaque information qu’il produit est comptée séparément, et c’est sur ces compteurs que se règle son seuil.
Ce qui est compté, champ par champ
Combien de valeurs proposées, gardées telles quelles, corrigées, saisies à la main. Et avec quelle confiance : la moyenne, et la plus basse observée.
Ce que ces chiffres règlent
Le seuil de confiance de ce champ, et lui seul — sans toucher aux autres champs ni aux autres agents.
Ce que cela rend visible
Un agent qui se dégrade se voit sur ses propres compteurs, au champ près. Les durées suivent la même règle.
98,1 % des documents d’une liasse sont tranchés sans qu’un gestionnaire les rouvre. Le second niveau dit quel champ a déclenché la vérification des 1,9 % restants.
| Champ | Part des documents vérifiés | Part de toutes les instances |
|---|---|---|
| Adresse | 24 % | 0,46 % |
| Montant brut | 17 % | 0,32 % |
| Date de signature | 14 % | 0,27 % |
| Nom du souscripteur | 12 % | 0,23 % |
| IBAN | 11 % | 0,21 % |
| Mode de règlement | 9 % | 0,17 % |
| Pièce d’identité · validité | 8 % | 0,15 % |
| Numéro de contrat | 5 % | 0,10 % |
Lecture d’un acte de gestion en production. Les chiffres d’un autre acte, d’un autre corpus ou d’un autre réglage de seuil seront différents.
Les vues d’exploitation, sur vos propres actes
Le volume, les personnes, les délais, ce qui bloque. Quelques exemples parmi d’autres — les chiffres, eux, sont les vôtres.
Le flux d’une file
Ce qui entre et ce qui sort, semaine après semaine.
La répartition sur les personnes
Qui porte quoi, dans l’ordre de l’équipe. Pour répartir, pas pour classer.
Les délais de traitement
Le courant, et la traîne.
Les motifs de blocage
Ce qui a arrêté un dossier, nommé par l’agent qui l’a rencontré.
Le taux d’automatisation
Son évolution, en regard du seuil que vous avez fixé.
La confiance, champ par champ
Où se situe chaque champ, et lequel demande un réglage.
Rien d’exhaustif : chaque compteur qu’un agent produit peut se lire, se croiser et se suivre, sur vos actes, vos files et vos seuils.
La spécialisation, à deux échelles
Le même raisonnement tient deux fois : une fois sur le modèle, une fois sur l’agencement des postes.
Sur un domaine étroit, la spécialisation pèse plus que la taille
Sur un domaine documentaire précis, la taille n’est pas le levier de précision que l’on croit : spécialiser rapporte sept fois ce que rapporte doubler la taille, pour environ cent fois moins de calcul.
Un poste étroit sait dire ce dont il n’est pas sûr
Un agent qui lit une pièce et une seule sait dire ce dont il n’est pas sûr ; un agent qui ferait tout ne peut pas situer son doute. D’où vingt-neuf agents pour un back-office de gestion, cent quatre-vingt-quatre pour une campagne d’admission, tirés du même catalogue.
Découper une liasse, lire une pièce, comparer deux documents, relancer, croiser avec vos bases, injecter dans votre SI. On assemble celles dont votre acte a besoin, et on les règle. Rien à développer.
Plus de deux cents agents travaillent ensemble chez un même client, sur un seul cas d’usage. Chacun garde son périmètre étroit : c’est ce qui permet d’en ajouter sans rien casser, et de monter aussi haut que le processus le demande.
Un modèle entraîné sur vos documents est sept fois plus précis qu’un modèle simplement plus gros. C’est la même logique un cran plus haut : quatre postes étroits font mieux qu’un agent censé tout savoir.
Empreinte et coût, à l’échelle
Un modèle spécialisé est un petit modèle. C’est ce qui rend la facture prévisible et l’empreinte tenable quand le nombre d’agents monte.
Un modèle compact, donc une facture compacte
Environ cent fois moins de calcul qu’un grand modèle généraliste. Une seule carte graphique suffit, et rien n’est facturé au jeton.
Ajouter un agent n’ajoute pas un modèle
Les compétences du catalogue sont partagées par tous les agents : le calcul suit le volume de dossiers, jamais le nombre de postes déclarés.
Le calcul reste là où sont vos données
Rien ne part vers un service distant pour être traité. Hébergement en France ou chez vous : sobriété et souveraineté, même décision d’architecture.
Faire écrire les fiches de poste de votre propre processus
Trente minutes avec un expert Letxbe pour découper un de vos actes métier en spécialités et en seuils d’escalade.
Planifier un échange